Вътрешни правила


УТВЪРДИЛ,

  СЕКРЕТАР НА ОБЩИНА ЕЛХОВО:

                                                                        ВЕНЕТА ДИМИТРОВА

ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА

 ЗА ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО

 ОБСЛУЖВАНЕ В ОБЩИНА ЕЛХОВО

20 април 2015 г.

 

На основание чл.5а, ал.1 от Закона за администрацията и чл.1, ал.2 от Наредбата за административното обслужване

І. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

Чл.1. Настоящите правила за организация на административното обслужване в община Елхово служат за регулиране взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършваните от тях и в тях действия.

Чл.2.  Административното обслужване в община Елхово се осъществява при спазване на принципите, установени в Закона за администрацията, Административнопроцесуалния кодекс (АПК), Наредбата за административно обслужване и Наредбата за определяне и администриране на местните такси и цени на услуги.

Чл.3.  /1/ „Административно обслужване“ е всяка дейност по извършване на административни услуги от структурите на община Елхово.

/2/ „Административна услуга“ е:

1. издаване на индивидуални административни актове, с които се удостоверяват факти с правно значение;

2. издаване на индивидуални административни актове, с които се признава или отрича съществуването на права или задължения;

3. извършване на други административни действия, които представляват законен интерес за физическо или юридическо лице;

4. консултациите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице относно административноправен режим, които се дават по силата на нормативен акт или които са свързани с издаване на административен акт или с извършване на друга административна услуга;

5. експертизите, представляващи законен интерес за физическо или юридическо лице, когато нормативен акт предвижда тяхното извършване като задължения на администрацията на държавен орган или от овластена организация.

/3/”Комплексно административно обслужване” /КАО/ е това обслужване, при което административната услуга се извършва от структурите на община Елхово, без да е необходимо заявителят да предоставя информация или доказателствени средства, за които са налице данни, събирани или създавани от извършващия административната услуга първичен администратор на данни, независимо дали тези данни се поддържат в електронна форма или на хартиен носител.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.4.  /1/Административното обслужване в Община Елхово се осъществява чрез „Център за услуги и информация на гражданите“ /ЦУИГ/, обозначен с указателни табели на български и английски език в сградата на общината на адрес ул. „Търговска“ № 13.

/2/Комплексното административното обслужване в община Елхово се осъществява с непосредственото сътрудничество между отделите в общината и съответните институции и организации при извършване на интегрирани административни услуги.

Чл.5.  Освен символите наобщина Елхово-герб, знаме,  задължително се използват логото  и слогана на държавната администрация при:

1.изготвяне на информационни и промоционални материали;

2.изготвяне на указателни табели на входовете на сградите, на кутиите за мнения и коментари, на информационни табла, на интернет страницата.

Чл.6.  Основен елемент в процеса на усъвършенстване на административното обслужване и повишаване имиджа и доверието към администрацията е качеството на приема.

Чл.7.  Всички принципи и стандарти по отношение на административното обслужване, информационните и комуникационните канали са описани и оповестени чрез интернет страницата на община Елхово в Хартата на клиента и на информационните табла.

Чл.8.  /1/ Работното време за работа с клиенти в Центъра за услуги и информация на граждани  е от 8.00 ч. до 17.00 часа.

/2/ в случаите, когато в ЦУИГ има потребители на административни услуги в края на работно време, работата на звеното продължава до приключване на тяхното обслужване, но не повече от два астрономически часа след обявеното работно време.

/3/ времето за чакане при получаване на информация и/или обработка на документи във връзка с административното обслужване при посещение на звената за административно обслужване е не повече от 15 минути.

ІІІ. ПРЕДОСТАВЯНЕ НА ИНФОРМАЦИЯ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.9.  /1/ Центъра за услуги и информация на граждани в сградата на община Елхово, осигурява информация за реда, организацията и видовете услуги извършвани от администрацията на община Елхово.

/2/ Информацията за административното обслужване следва да бъде:

1.ясна, точна, достоверна, общоразбираема, систематизирана и пълна;

2.достъпна за хора с увреждания;

3.без абревиатури, съкращения и препратки.

Чл.10./1/ Информация за предоставяните от община Елхово услуги може да бъде получена от:

1. звеното за административно обслужване: „Център за услуги и информация на граждани“ в сградата на община Елхово, ул. “Търговска” №13;

2.телефони 81-266; 81-275, 81-269, 81-274, 81-267 и 81-276 за община Елхово;

3.интернет страница www.elhovobg.org;

4.информационното табло пред ЦУИГ.

/2/Образци на заявления/искания за предоставяне на административни услуги са на разположение:

1. в „Център за услуги и информация на граждани“ в сградата на общината;

2. на интернет страница: www.elhovobg.org – с възможност за изтегляне;

Чл.11./1/ Информацията за административното обслужване се актуализира в 7 (седем) дневен срок от влизане в сила на промените в нормативните актове;

/2/ актуализацията се извършва едновременно във всички информационни средства – брошури, диплянки, информационни табла, интернет – страницата на общината;

/3 /наименованията на административните услуги във всички информационни материали, както и във всички електронни бази данни са в съответствие със Списъка на унифицираните наименования на административните услуги, утвърден от Министерски съвет;

/4/ организацията по актуализацията и подготовката на информацията е задължение на служителите от звеното за административно обслужване с непосредственото участие на служителите от структурните звена, съгласувана и одобрена от ръководителите им.

ІV. СЛУЖЕБНО НАЧАЛО

Чл.12./1/ При осъществяване на административното обслужване, администрацията изгражда предпоставки и осъществява междуведомствено обслужване на клиентите, когато това не е в противовес на законодателството в Република България.

/2/ Организацията на комплекснотообслужване се извършва от служителите в звеното за административно обслужване с непосредственото участие на служителите от структурните звена в администрацията и под ръководството на секретаря на община Елхово.

Чл.13./1/ Когато в изпълнение на административна услуга са ангажирани две или повече структурни звена в организацията, заявителят подава единствено искане в звеното за административно обслужване, което организира изпълнението по служебен ред, съгласно чл.36 от АПК.

/2/ Формата на заявленията/исканията, редът и сроковете за отстраняване на недостатъците в тях, препращането им на компетентен орган, сроковете за извършване на административни услуги, както и другите въпроси, свързани с издаването на актовете във връзка с административното обслужване, са в съответствие с глава пета, раздел І на АПК.

/3/При извършване на комплексно административно обслужване, общинската администрация служебно осигурява всички издавани от нея документи, необходими за предоставяната услуга. При обективна възможност, осигурява по служебен път и документи от други администрации.

Чл.14./1/ Взаимодействието на звената при осъществяване на административното обслужване и последователността на извършените от тях действия се описват в технологични карти на процесите.

/2/ Технологичните карти на процесите се изготвят от гл. експерт в отдел ”Административно-правно и информационно обслужване” по предложение на началниците на отдели за всяка административна услуга, или за група услуги по направления на дейност, когато технологията е принципно обща.

V. ОСНОВНИ ИЗИСКВАНИЯ КЪМ РЪКОВОДИТЕЛИТЕ И СЛУЖИТЕЛИТЕ ВЪВ ВРЪЗКА С АДМИНИСТРАТИВНОТО ОБСЛУЖВАНЕ

Чл.15./1/ За навременното и пълно обезпечаване с информация на служителите в звеното за административно обслужване, ръководителите и служителите в структурните звена в община Елхово се задължават:

1.да подават в 3-дневен срок всички промени за актуализация на информационния масив в звеното за административно обслужване на началник отдел ”Административно-правно и информационно обслужване”, по компетентност;

2.да подават информация за предстоящите търгове и конкурси и сроковете за приемане на документи и оферти по тях, на служителите, отговорни за тяхното приемане и регистрация в ЦУИГ.

3. да подпомагат служителите от звеното за административно обслужване с разяснения, консултации и препоръки за срочното и качествено обслужване на потребителите;

/2/ Служителите от звената за административно обслужване могат да изискват предоставяне на информация и/или документи от другите структурни звена в община Елхово, когато тя е необходима за извършване на справки и предоставяне на документи при административното обслужване на място.

Чл.16./1/ Служителите от местата по чл. 4, ал.1 от настоящите Правила, приемат документи във връзка с изпълнение на административни услуги и предават готови документи за физически и юридически лица, организации и други институции.

         /2/ Звеното за административно обслужване:

  1. предоставя информация за административните услуги на достъпен и

          разбираем език;

2. отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи, компетентни по съответния въпрос;

3. разяснява изискванията, на които трябва да отговаря заявлението или искането за осъществяването на административната услуга по установения ред;

4. приема заявления или искания и попълва протокол по образец при           устно заявени искания;      

5. приема заявления и регистрира устни запитвания по Закона за достъп до обществена информация;

6. проверява пълнотата на документацията за всяка административна услуга по предварително изготвен контролен списък;

         7. дава информация за хода на работата по преписката;

8. осъществява връзката с останалите звена от администрацията по повод осъществяване на административното обслужване;

         9. предоставя подготвените по искането на гражданите документи и таксуване

          на услугата;

/3/ Служителите, определени с резолюция за изпълнение на административната услуга са длъжни:

1. да обработват материалите веднага след получаването им и да предадат резултата в нормативно, респ. по резолюция, определения срок;

2. след приключване на задачата да съхраняват преписките до предаването им за архивиране, съгласно ЗДАФ;

3. да връщат незабавно в ЦУИГ /деловодството погрешно адресирани или изпратени до тях преписки;

4. да предоставят незабавно за регистрация преписките при предаването им от едно структурно звено в друго;

5. да не обработват документи, които не са регистрирани, резолирани, или пък са резолирани до друг служител от същото звено, без изрично да са упълномощени от ресорния или прекия ръководител;

6. да информират прекия си ръководител и ползвателя на услугата – /писмено/, за причините, налагащи удължаване на срока;

7. при отсъствие (отпуск, болнични, командировка) да предадат работните документи на свой заместник, определен от ръководителя, който следва да продължи работата и спази установените срокове;

8. при напускане на длъжността да предадат с протокол всички документи на прекия си ръководител;

         9. да предават документите за експедиция в ЦУИГ/деловодството с:

         – точен адрес (пощенски код, област, община, населено място, улица, номер,

          трите имена на получателя / наименование на учреждението);

– с входящия номер на преписката, на което се отговаря.

Чл.17. Ръководителите на структурни звена са длъжни:

1. да контролират движението на документите и на изпълнението чрез електронната система; да вземат съответни мерки при всеки отделен случай на неприключени в срок преписки от страна на подчинените им звена и служители;

2. да определят заместник по изпълнение на задълженията на служител, който отсъства, независимо от причината за отсъствието, както и на онези, които напускат длъжността; при напускане на длъжността да изискват от служителя предаване с протокол на служебната документация;

Чл.18./1/ След като се заведат и регистрират в електронната система за регистрация и контрол на документооборота, документите се предават по предназначение в деня на тяхното получаване.

           /2/Едновременнно с действията по ал.1, служителите от ЦУИГ сканират регистрираните документи и прикачват файловете към създадените преписки в деловодната система.

Чл.19./1/ Кметът на общината, неговите заместници по съответни ресори, секретарят на общината или оправомощено, съгласно специален закон длъжностно лице, преглеждат служебните преписки, насочени към тях и ги резолират в деня на получаването, като ги насочват до съответните началници на отдели или други служители в Общинската администрация.

/2/ Ръководителите на отдели възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на подчинените им служители.

/3/ Резолюцията се поставя върху документа и трябва да определя изпълнителя, задачата и срока за изпълнение, дата на резолиране и подпис на резолиращия.

Чл.20./1/ Поименното разпределение и движение на служебните преписки задължително се отбелязва в електронната система на общината. Резолираните документи се изпращат до изпълнителите, предварително сканирани и  размножени в необходимия брой екземпляри. Копие от материала се изпраща едновременно до всички лица, посочени в резолюцията.

/2/ Служителите, до които се отнася резолюцията са длъжни точно и в срок да изпълнят възложената задача.

/3/ Когато с резолюция са определени повече от един изпълнители, отговорността за изпълнението на задачата е на всички посочени в нея лица, като водещ е първия в резолюцията.

/4/ Всички изпълнители на задачи са длъжни да изпратят становището си на първия в резолюцията в срок, който е не по-кратък от един работен ден преди крайния срок.

Чл.21./1/ Документите, с които е изразено волеизявлението да се извърши или да се откаже извършването на административна услуга, се издават и подписват от кмета на общината, при негово отсъствие от упълномощен заместник-кмет, или при наличие на делегиране на права по смисъла на ЗМСМА и други специални закони от определено със заповед на кмета лице.

 Чл.22./1/ Изходящите и вътрешните документи се предават в ЦУИГ/деловодството за извеждане и полагане на печата на общината подписани, правилно оформени и адресирани, окомплектовани с описаните като приложения материали, в толкова екземпляри, колкото са получателите, един екземпляр за архивиране и един за преписката при отговарящия за изпълнението.

/2/ След поставяне на подпис и печат върху документа не могат да бъдат правени бележки, допълнения или изменения.

VІ. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОТРЕБИТЕЛИТЕ НА УСЛУГИ

Чл.23./1/ Община Елхово приема писмено и устно подадени искания за издаване на индивидуален административен акт във връзка с извършваните административни услуги.

           Подаването на заявление/искане, ведно с изискуемите документи, включително и за платена такса/цена, се извършва по един от следните начини:

– в Центъра за услуги и информация на гражданите на общината,   гр. Елхово,  ул. „Търговска” № 13.

– по електронен път чрез изтегляне на образец за исканата услуга от сайта на общината, попълване, сканиране на попълнения образец, подписване с универсален електронен подпис /УЕП/ и изпращане на адрес: obshtina@elhovobg.org            

2/ Пред община Елхово потребителите на административни услуги могат да се представляват с писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа и от други граждани или организации.

/3/ Писмените искания, приети от служителите в звеното за административно обслужване, се регистрират по общия ред, съгласно Инструкция за деловодната дейност в община Елхово.

/4/ Исканията, внесени устно, се отразяват в протокол по образец, който се подписва от заявителя и от длъжностното лице, което го е съставило, след което се регистрират по общия ред, съгласно Инструкция за деловодната дейност в община Елхово.

/5/Датата на започване на производството по извършване на административната услуга е датата на постъпване на искането в Община Елхово.

/6/ За исканията, подадени по пощата, в извън работно време сроковете за вземане на решение от административния орган започват да се броят от следващия работен ден;

/7/Подаването на заявление/искане и получаването на документите за  комплексно административно обслужване се извършва по правилата на ал.1 или чрез лицензиран пощенски оператор, за сметка на заявителя.

Чл.24./1/ Община Елхово, изпълнява административните услуги в нормативно определените срокове, с възможност за осигуряване на „бързи“ и „експресни“ услуги, посочени в Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени, извършвани от община Елхово, приета от Общински съвет.

/2/ Заплащането на дължимите такси и цени на услуги от клиентите, се извършва съгласно Наредбата за определянето и администрирането на местните такси и цени на услуги, извършвани от община Елхово, приета от Общински съвет.

Чл.25.При работа с клиенти служителите от звеното за административно обслужване спазват нормативните и вътрешните стандарти на обслужване, въведени в община Елхово с Хартата на клиента, Наръчника по качеството и процедурите по системата за управление на качеството ISO 9001:2008.

Чл.26./1/ Община Елхово създава, поддържа и развива различни канали за обратна връзка с клиентите:

1. кутии за анкетиране за административното обслужване и за сигнали срещу корупция в сградата на община Елхово ул. “Търговска” № 13;

2. възможност за изтегляне на Анкетна карта от интернет страница www.elhovobg.org; за коментари, похвали или оплаквания и възможност за подаване на предложения и сигнали за корупция в общинска администрация чрез сайта на общината;

/2/ Община Елхово проучва и измерва удовлетвореността на потребителите не по-малко от веднъж годишно.

/3/ Резултатите от анализираната информация се обсъждат и оповестяват сред обществеността;

/4/ В резултат на получената и анализирана информация от всички канали за обратна връзка се предприемат действия за подобряване на административното обслужване, които се оповестяват сред обществеността.

VІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОНТРОЛА ПО ИЗПЪЛНЕНИЕТО И ПО СПАЗВАНЕ НА СРОКОВЕТЕ

Чл.27. Контролната дейност във връзка с извършването на административни услуги обхваща проверка за точно спазване на определените срокове и качеството на предоставяните услуги.

Чл.28./1/ Контролът се осъществява от ръководителя, резолирал документа, на следните нива:

         1. Кмет;

         2. Заместник-кметове;

         3. Секретар на община;

         4. Началници на отдели.

/2/ Контрол може да се осъществява и от страна на клиентите – физически и юридически лица, посредством справка за движението на преписката им в електронната система лично в ЦУИГ или подаване на жалба по отношение качеството на извършваните административни услуги.

Чл.29./1/ Сроковете за изпълнение са определени в самия документ при регистрацията му в електронната система на Общината, с резолюция или произтичат от нормативен акт.

/2/ Когато с нормативен документ или с резолюция не е определен срок за изпълнение, задачата се изпълнява в седемдневен срок от датата на нейното възлагане.

/3/ Срокът за извършване на административна услуга на граждани е съобразно АПК, освен ако в нормативен акт е установен друг срок.

/4/ При възникване на обективни обстоятелства, възпрепятстващи изпълнението в срок, когато той не е нормативно определен, резолиращият може да го удължи, като това се отразява в електронната система.

Чл.30./1/ Всички дейности по документите, от регистрацията до предаването им за архивиране са съгласно настоящите правила и Инструкцията за деловодната дейност в Община Елхово.

ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§ 1. /1/ Технологичните карти на услугите се изготвят от гл. експерт отдел ”Административно-правно и информационно обслужване” по предложение на началниците на отдели.

     /2/ Технологичните карти на услугите се подписват от ръководителите на структурни звена, след съгласуване с юрисконсулт, утвърждават се от кмета на община Елхово.

§ 2. Технологичните карти на услугите се въвеждат в електронната система за регистрация и контрол на документооборота за повишаване надеждността на контрола върху качеството и сроковете в административното обслужване, чрез автоматизирането му.

§ 3. Ръководителите и служителите в общинска администрация са длъжни да познават и спазват разпоредбите на настоящите Правила.

§ 4. Контролът по спазване на клаузите във Вътрешните правила за административно обслужване се осъществява от секретаря на община Елхово.

§ 5. Настоящите правила се утвърждават на основание чл.5а, ал.1 от Закона за администрацията и чл.1, ал.2 от Наредбата за административно обслужване.

 

Версия за печат
Петък, 26 Май 2017 / 05:38 часа

Времето в Елхово

Елхово
Разкъсана облачност
11°C
Усеща се като: 9°C
Налягане: 1010 mb
Влажност: 100%
Вятър: 3 m/s СИ
Ветровито: 4 m/s
Изгрев: 05:43
Залез: 20:39